Cât de importantă este utilizarea tehnologiei la evenimente?

Tehnologia utilizată înscrie organizarea de evenimente într-o nouă etapă. Folosirea optimă a tehnologiei garantează succesul evenimentelor de orice tip, și asigură profitabilitatea acestora.

Scurt istoric al tehnologiei pentru evenimente

Într-o primă etapă, tehnologia implicată a constat în facilitarea rezervărilor online și a cumpărării de bilete online. Într-o a doua etapă, s-au folosit aplicații mobile pentru evenimente. A treia etapă include utilizarea de dispozitive care sporesc rata de angajament a participanților la eveniment, și conduc la o implicare optimă  a acestora în desfășurarea activităților organizate.

Ce trebuie luat în considerare în cazul utilizării tehnologiei pentru evenimente

În această a treia etapă. este important pentru organizatorii de evenimente să evalueze corect diferitele aspecte ale utilizării de instalații digitale, și să facă achizițiile în urma unei analize atente:

• Apelul la tehnologie trebuie făcut în baza unor obiective clare, scopul final fiind acela de a maximiza profitul obținut din activitatea planificată.
• Tehnologia utilizată nu trebuie selectată în baza unor motive simpliste precum modernismul, tendințele, sau pentru faptul că și concurența, la rândul ei, utilizează tehnologie pentru evenimente. Selecția trebuie să fie fondată pe niște obiective clare, măsurabile.
• Este recomandat ca organizatorii de evenimente să realizeze o cercetare prealabilă a pieței, și să obțină date concrete cu privire la eficiența instalațiilor digitale pe care doresc să le achiziționeze (datele pot fi obținute din testări prealabile ale dispozitivelor, oferite clientului de către furnizor).
• Trebuie avut în vedere un sistem de măsurare a rezultatelor ce decurg din utilizarea instalațiilor digitale. În acest caz, organizatorul evenimentului specifică indicatorii de performanță care vor fi măsurați, iar furnizorul de tehnologie pentru evenimente asigură mijloacele de măsurare a acestora.

Este bine ca, înainte de a achiziționa echipamente digitale, organizatorii evenimentelor să ia în calcul tipul de audiență căreia i se adresează. Unele persoane sunt mai înclinate spre utilizarea instalațiilor digitale, altele manifestă reticențe cu privire la astfel de dispozitive (caz în care instalațiile digitale au o eficiență scăzută). Dacă organizatorii stabilesc că este util să apeleze la instalații digitale, ei trebuie să ia în considerare funcționarea acestora sub formă de joc. Un joc care invită la participare, un joc în care persoanele înscrise la eveniment se vor implica, și un joc care face apel la atenția participanților cu privire la mesajele ce vor fi transmise.  

Pe scurt, instalațiile digitale ajută considerabil la promovarea evenimentelor respective, într-un mod agreabil, creând experiențe imersive pentru participanți. Beneficiile acestora sunt multiple: tehnologia utilizată sporește atenția persoanelor participante, consolidează grupul astfel format, încurajează spiritul de competiție, îmbunătățește capacitatea de concentrare, și adaugă o latură de divertisment în cadrul evenimentului.